Lo has experimentado en tus propias carnes un año tras otro. Te prometes que vas a cuidarte más cada día. Harás deporte tantos días por semana. Leerás no-se-cuántos libros al mes. Harás ese curso de lectura rápida para leer un libro a toda pastilla mientras vas al baño. Contratarás a ese coach de liderazgo que te va a ayudar a dar un paso más en tu crecimiento. Y lo mismo que suben las burbujas del cava que estás tomando, sientes como antes de tres meses esos impulsos bajarán hasta ser ahogados por las excusas de cada año.
El efecto posvacacional
No solamente puede que baje tu motivación al volver de tus vacaciones. Durante todo el año hay muchos ladrones de motivación que juegan en tu contra a la hora de conseguir tus objetivos.
En este capítulo voy a compartir contigo los 12 Ladrones de la Motivación y por consiguiente Asesinos de tu Productividad, y además tú y yo reflexionaremos sobre los 5 Secretos para Mantener tu Productividad, para que cuando vuelvas de vacaciones no pierdas tus ganas de superarte a ti mismo y conseguir esas metas que te has puesto y que sabes que pueden convertirte en la mejor versión de ti mismo.
Los Ladrones de Motivación
Un ladrón de motivación es cualquier actividad ventajosa o no, que te aparta de tu rumbo para conseguir tu éxito. Nuestra motivación y energía es finita. Si la derivamos a una actividad que no te ayuda directamente, esa motivación desaparece a la hora de realizar actividades que sí te conducen al destino deseado. Vamos a reflexionar sobre cuáles son esos ladrones de motivación:
- No celebrar los hitos y pequeños éxitos. Aunque parezca algo irrelevante, si no te paras a valorar el progreso que vas haciendo, pierdes una oportunidad valiosísima de impulsarte hacia adelante.
- Un espacio de trabajo desordenado o incómodo. Ver una mesa que parece un trastero, o una habitación de trabajo que parece una escena de guerra, te quita todas las ganas de ser productivo.
- Sentir que no estás progresando. Hacer lo mismo una y otra vez y no sentir que estás avanzando en habilidades, capacidades, conocimiento, o sabiduría, es otro factor que te resta motivación para seguir adelante.
- Sentirse solo en la actividad cotidiana. Esa sensación del emprendedor o empresario solitario puede desmotivarse. Por eso a veces al entrar a un grupo de networking a veces se puede errar por exceso de tiempo y falta de foco en la empresa de uno.
- Personas tóxicas. Colaborar con socios o tener empleados tóxicos en el equipo definitivamente rompe el equilibrio en el ambiente de trabajo y destruye el clima de una organización si no se aborda con prontitud y de forma resolutiva.
- El miedo a cagarla. Así, sin más. Ser perfeccionista puede conducirnos a perder la motivación por hacer algo. “Si no voy a conseguir el nivel que yo sé que debería tener o puedo dar, ¿para qué molestarme en hacerlo?”
- Sufrir el Síndrome del Impostor. Ser víctima de pensamientos negativos es un factor debilitante que destruye también la motivación. Dudar de nuestra capacidad o valía de forma insana requiere tratarlo de forma profesional para progresar.
- No tener objetivos claros durante el año y procrastinar. Sin objetivos claros durante el año e hitos semanales y metas para el día, es simplemente normal perder el foco y distraernos con el vuelo de una mosca. Como no está claro y se te olvida, te acuerdas de la tarea a última hora del día. Y claro, ya si eso… mañana. Gran ladrón de productividad y motivación.
- Un jefe que te micro-controla cada día. A las 9: “¿Qué tal la mañana?”. A las 10h: “Sé que es Lunes, pero ¿me puedes adelantar el informe del Martes?”. A las 11h: “No se te olvide mandar un email muy completo con todos los detalles del proyecto. No, así no. Así.” A las 13h: “¿Qué tal termina la mañana?”. A las 15h: “Que he pensado que…”. A las 16h: “El texto que me mandaste, me lo cambias a Times New Roman 14?”. A las 17h: “El email está muy bien, pero ¿no te parece muy largo? Acórtalo porfa”. A las 19h: “Que no hemos hablado esta tarde, ¿qué ha pasado con…?”
- Reuniones que no producen nada. Asistir a una reunión en la que la gente va a improvisar sus aportaciones se convierte en sesiones de intercambio de ideas en lugar de momentos de toma de decisiones. Sales igual o casi igual que entraste.
- Falta de organización de los demás. La falta de preparación o compromiso con los plazos de entrega de otras personas te retrasa sin verdadera necesidad, y encima te hace parecer el pesado intolerante que siempre va con un palo en el culo (es demasiado estirado y exigente).
- Falta de descanso. Quieres, pero no te da la testa (la cabeza). Te sientes espeso de mente y tienes un día torcido en el que las cosas se hacen más difíciles hasta el punto de que no te puedes concentrar y odias todo y a todos al final del día. Tienes un déficit de sueño del copón.
Hemos hablado sobre los factores que te quitan la motivación. Para evitarlos tienes que identificarlos, tenerlos presentes para evitarlos, y recordarte cada día que cuando surjan, los vas a combatir de forma positiva.
Siempre tienes elección, incluso cuando sientas que hay factores que escapan a tu control. Aunque tengas a alguien por encima de ti (un gran cliente, un socio, o un jefe) que esté saboteando tu trabajo seguramente sin querer y con la mejor intención.
Pero te he prometido que vamos a trabajar en los cinco secretos de la productividad. Vamos a por ello.
Los 5 Secretos de la Productividad
A veces lectores y clientes de consultoría me preguntan: “¿Cómo lo haces Nathan? ¿Cómo puedes llevar tantos proyectos a la vez? Siempre parece que lo tienes todo bajo control.”
Lo primero: ni soy perfecto, ni lo pretendo. Siempre tengo algo que mejorar. Pero sí es cierto que con el paso de los años consigo delegar cada vez mejor, y es verdad que hay cinco factores que me ayudan muchísimo a equilibrar mis proyectos personales y profesionales y los voy a compartir contigo.
Secreto 1 – Lo Gordo Va Primero
Hace muchos años, probablemente siendo yo un crío, escuché un discurso en el que se puso la ilustración de un bote de cristal para adorno que había que rellenar con arena y piedras. Cuando intentas primero meter la arena, te das cuenta de que el espacio que queda no es suficiente para meter las piedras. Siempre se queda alguna fuera.
Lo mismo pasa cuando no te planificas con más de una semana vista y simplemente aceptas “entradas” en tu agenda de trabajo que son “arena”; tareas que tienen poca incidencia en conseguir el resultado que es el foco del día. Las “piedras” son aquellas tareas que requieren más tiempo y que son imprescindibles para terminar el día, la semana, y el mes, habiendo cubierto tus objetivos prioritarios.
Considerando la Ley o Principio de Pareto, el veinte por ciento del esfuerzo que hacemos en realizar nuestro trabajo son tareas que producen el ochenta por ciento de nuestros resultados y beneficios.
Actividad:
Pregúntate qué tipo de tareas, reuniones, llamadas de teléfono, y mensajes, son los que van a producir el impacto positivo más grande en conseguir tus objetivos del día. Y ahora aplícale el principio de las Cuatro Perspectivas:
· ¿Qué tarea te va a dar mayor retorno en cuanto a Clientes se refiere?
· ¿Qué tarea te va a aportar más desde el punto de vista Financiero?
· ¿Qué tarea te ayudará más desde el punto de vista de Producción y Procesos?
· ¿Qué tarea te reportará más desde la perspectiva Organizacional?
Si traemos esto a tierra a un nivel muy básico en cualquier pyme, al final se trata de cuatro cosas muy sencillas que tú sabes que tienes que hacer para cerrar una venta, certificar que se ha entregado el servicio, presentar correctamente la factura para el cobro, hacer un seguimiento de ese cobro, y realizar un control de calidad y satisfacción para asegurar venta repetida y referida.
El problema es que nuestra naturaleza humana nos empuja a invertir el 80% de nuestro tiempo en tareas que nos gustan (nos hacen sentir bien), y procrastinamos al infinito aquellas que nos consumen más energía (concentración, tiempo, recursos), hasta que ya no podemos posponerlas más. Esa procrastinación nos roba motivación, y nos hace ser líderes mediocres que producen resultados muy por debajo de nuestras capacidades. Y eso hemos quedado tú y yo que no nos sirve, ¿verdad? Eso lo vamos a cambiar de todas, todas.
Ejemplo:
Si te sirve de referencia, yo cojo mi calendario de Google (compartido con mi Executive Assistant o Asistente Ejecutiva), y me aseguro de que lo primero que bloqueamos en mi agenda a 6 meses vista son las piedras. Primero van los eventos y reuniones que producen el 80% de mis resultados. Después las piedras más pequeñas que inciden sobre los KPI ‘s de rendimiento, las llaves de paso que posibilitan los resultados que busco.
Después de décadas de probar con agendas de todo tipo, y apps para todos los gustos, para mi la clave está en este principio por el que me rijo, la Ley Número 1 de la Productividad:
Ley Número 1 de la Productividad:
– Nathan Manzaneque
Lo Gordo Siempre Va Primero
Secreto 2 – Todo Tiene Su Límite
La productividad es escurridiza, y además los movimientos de otras personas para conseguirla o desperdiciarla pueden provocar que tú tampoco la consigas.
Por ejemplo, la falta de puntualidad de las personas con las que tengas reuniones puede robarte horas cada semana.
Otro factor es la falta de preparación al asistir a una reunión. ¿Alguna vez has calculado cuánto dinero pierde tu empresa por reuniones improductivas?
Las reuniones son caras
Si asistes a reuniones en las que no hay una agenda con de 3 a 5 puntos que resolver, ya has perdido más del 50% de tu tiempo. Todos los asistentes tendrán que improvisar una respuesta, ya que no han tenido información y tiempo suficientes para trabajar en esos puntos. Ganarás algo en conocimiento de los demás, pero perderás tu tiempo.
Las reuniones son muy caras. En una reunión con tres personas que cobran 2000 euros en un mes en una empresa española, el coste de una reunión de dos horas es de 105 euros para la empresa, si cuentas el coste por hora solamente. Súmale el viaje, y las dietas si proceden. Fijar reuniones sin agenda, sin un objetivo bien definido, y sin una meta con una fecha concreta, es tirar el dinero. Para tomarse un café con un compañero, hablar de generalidades, y ponernos al día, se hace cuando termina la jornada.
Si eres gerente de una empresa o directivo, el coste se dispara. Tanto en dinero como en pérdida de productividad.
Moraleja:
A las reuniones se viene preparado o se pospone la reunión para cuando todas las partes que tienen que aportar algo, traen ese algo bien trabajado. Venir a una reunión sin preparar es en mi humilde opinión una falta de respeto importante.
Como las reuniones son tan caras, cuando sí procede reunirse dedicamos el tiempo mínimo a la reunión. Por dos razones básicas:
1º. Todos los asistentes hemos preparado la reunión por lo que no se divaga y solucionamos los puntos de la agenda de forma resolutiva. Si alguien viene sin preparar o se va por los cerros de Úbeda, le paramos, y no le permitimos secuestrar la reunión.
2º. Está demostrado que cualquier reunión por encima de 90 minutos deja de ser efectiva por sistema. El FOMO, necesidad de ir al baño, cuestiones urgentes en la mente de los asistentes, y otros factores hacen que sus mentes abandonen la reunión aunque sus cuerpos sigan en ella.
El riesgo de micro-gestionar tu empresa
Quien dice reuniones, dice otro tipo de tareas, y / o comunicaciones que saturan tu agenda del día. Por ejemplo, si eres el gerente de una empresa, comprueba si llamas a tus responsables todos los días para preguntar qué tal va el día, y repasas los KPI’s casi todos los días.
“¿Qué tal la producción? ¿Y qué tal los cobros? ¿Y qué tal las previsiones? ¿Y qué tal la Mari, cómo la has visto?”
Para ser productivo, tendrás reuniones breves de rendición de cuentas de forma periódica. Si preguntas de forma casi diaria por los detalles en tu empresa quiere decir que sufres el Síndrome de los 3 NOs:
- No sabes delegar. Te puede tu ansia de información y no sabes gestionar el hecho de que tienes que dejar a tu equipo gestionar dentro de los parámetros y formación que les has dado.
- No quieres delegar. No tienes confianza plena en una persona si le preguntas cada día o le dices cómo y cuándo hacer su trabajo.
- No entiendes el daño que tu micro-management (micro-gestión) está haciendo en tu equipo. Ellos sí perciben falta de confianza en ellos o en lo que se está haciendo.
¿Cuál es la solución? Escribe todas tus preguntas y dudas sobre la gestión de un área o departamento. Pregúntate de forma honesta, ¿cuántas veces a la semana me hace falta esta información para tomar decisiones? ¿De verdad tengo que preguntarle esto a un trabajador experimentado para satisfacer mis ganas de saber, aunque no estoy envuelto en la gestión diaria? ¿Entiendo que cada interrupción que yo haga a un perfil senior es en sí misma un ladrón de productividad para ambos, y un ladrón de motivación? ¿Estoy dejando trabajar a mi equipo sabiendo delegar en ellos de forma coherente?
Cuando tengas las respuestas a estas preguntas, tendrás una frecuencia con la que tener una reunión planificada, con agenda, bien preparada, en la que tu reporte te dará TODA la información que necesitas. (Y si no, le llamarás a capítulo).
Los pelotas y las llamadas improductivas
Esto incluye el mantener a raya las llamadas y mensajes de empleados manipuladores, que los hay en todas las organizaciones. En mis tiempos se les conocía como empleados “pelotas”. Aquellos que procuran ganarnos emocionalmente y posicionarse en nuestro corazón (ganarse nuestro afecto o respeto para gozar de un trato preferente), al hacernos llamadas innecesarias para reportar sus éxitos, e ilustrar cuán necesarios son y lo bien que lo están haciendo. Créeme, si fuera así, no tendrían tiempo para hacer esas llamadas. Son interacciones calculadas para “vendernos” su producto, seguramente en detrimento de alguien que sí está aún trabajando duro para nuestra empresa.
Y todo esto nos lleva a la segunda Ley de la Productividad:
– Nathan Manzaneque
Ley Número Dos de la Productividad:
O limitas o te limitan.
Secreto 3 – Tematiza Cada Día
Tu forma de pensar y estructurar tu día antes de empezar te da la vida o te mata. ¿No te ha pasado alguna vez? ¿Empiezas un día temprano, con un buen desayuno, mente fresca, y te comes lo que te venga por delante?
¿Cómo lo puedes hacer? Intenta focalizar el propósito de cada día dándole un título.
- Lunes- Planificar y Seguimiento
- Martes- Responder y Facilitar
- Miércoles- Ejecución incidiendo en KPI’s (DÍA DE NO REUNIONES)
- Jueves- Reuniones y Comunicación
- Viernes- Aprendizaje y Crecimiento
Otra manera podría ser:
- Lunes: Marketing y ventas
- Martes: Producción y logística
- Miércoles: RRHH y Administración
- Jueves: Procesos y Organización
- Viernes: Informes de Responsables
Otra opción:
- Lunes: Foco en dirección general de la empresa
- Martes: Foco en producto
- Miércoles: Foco en marketing, comunicación, y crecimiento
- Jueves: Foco en networking y relaciones estratégicas
- Viernes: Foco en la empresa y su cultura interna
- Sábado: Día libre para disfrutar de la familia
- Domingo: Día de descanso para pensar, estrategia, y recuperar energías
Hay combinaciones infinitas según tus necesidades. Una buena sesión de coaching conmigo te puede ayudar a encontrar la mejor combinación posible. Pero si eres lo bastante honesto contigo mismo y disciplinado (más fácil decirlo que hacerlo), seguro que tú solito también puedes encontrar una buena fórmula que te ayude a enfocarte y derivar tareas al día en el que las puedes ejecutar de manera más focalizada.
Quizá podríamos resumirlo en la tercera Ley de la Productividad:
Asigna un día a la semana para cada cosa. Si no toca hoy, no toca. Y cuando toca, no hay otra cosa.
– Nathan Manzaneque
Secreto 4 – Sacraliza tu zona de “Deep Work”
La multitarea es la mayor mentira del siglo XXI. Se dice que Bill Gates lleva toda la vida practicando una técnica de productividad que se llama “Deep work” (trabajo profundo). Este hombre, que otra cosa no sé, pero de liderazgo y productividad algo puede ser que haya aprendido, bloquea en su calendario espacios de tiempo para sacar el trabajo más difícil sin parar ni para dormir con cero interrupciones o distracciones.
En el libro Deep Work de Cal Newport, se explica: “Deep work es importante… no solamente porque la distracción es la encarnación del mal, si no porque permitió a Bill Gates empezar una industria de billones de dólares en menos de un semestre.”
Hay quien en lugar de llamarlo Deep work lo llama “entrar en Flow”. Da igual cómo lo llames. Nos referimos a ese período de tiempo en el que estás tan inmerso en una tarea o proyecto que pierdes la noción del tiempo.
Si nos permitimos tomar prestado el término Deep Work, ¿cómo consigues entrar en ese modo de máxima productividad?
Para empezar, no es algo inmediato. No hay un interruptor automático. Hay que llevar a cabo una serie de acciones que inviten a entrar en Deep Work. Aquí te sugiero las que a mí me van bien, mi propia Ceremonia Secreta de Deep Work:
- Tomo un descanso de cinco minutos para aclarar mi mente.
- Silencio todas tus notificaciones en todos mis dispositivos:
a. Smartwatch
b. Smartphone
c. Portátil
d. Tontophone - Planifico una sesión de Deep Work de mínimo 2 horas y máximo 4 horas
a. Comunicar a todo el mundo imprescindible que no existo durante esas 2 horas
b. Alarmas solamente indicando hora de fin de Deep Work - Cierro todas las aplicaciones que distraen
- Traigo una botella de agua y un vaso para mantenerme hidratado
- Snacks saludables por si me entra hambre (ligeros y con aporte energético)
- Habitación bien ventilada y a una temperatura de entre 22 y 24 grados Celsius.
- Me pongo música instrumental que contribuya a mi concentración. (P.e. la playlist de Spotify “Instrumental Concentration”)
- Si tengo alguna preocupación no relacionada con el objeto del Deep Work, escribo en un papel lo que me preocupa, y a continuación llevo el papel a otra habitación o lo meto en mi cartera fuera de mi vista. Nada ni nadie debe cohibirme o preocuparme a la hora de concentrarme.
- Me pregunto por qué me interesa trabajar en el área de Deep Work. ¿De qué forma me aporta un valor importante o me motiva? ¿Cómo me voy a sentir cuando consiga completar mi sesión de Deep Work?
- Establezco metas claras a conseguir en la sesión de Deep Work. ¿Qué resultado concreto, medible, accesible, relevante, y realista en el tiempo quiero obtener y voy a generar de forma inexorable? ¿Para qué me va a servir y qué beneficios voy a obtener yo y mi organización?
- Prohibido hacer varias tareas a la vez. Doy mi 100% a una sola tarea durante el Deep Work, sin excusas.
Cuando estoy en Deep Work soy probablemente la persona más rentable que conozco, y estoy listo para asumir el reto que se ponga por delante. Una de las experiencias más satisfactorias que puedes facilitar es entrar en Deep Work con tu equipo de trabajo, tanto si compartes un espacio físico, como en remoto.
Cuando haces de las sesiones Deep Work un hábito, algo sagrado que es intocable y tu gente tiene que respetar, aumentas y mantienes tu productividad con éxito y lo contagias con el resto de tu equipo. Contribuyes a crear una cultura de acción masiva en la que tu gente termina los proyectos sin excusas ni distracciones.
Y esto nos lleva a la Cuarta Ley de la Productividad:
Cada vez que entres en Deep Work, te sentirás probablemente la persona más rentable que conoces, y te sentirás capaz de asumir cualquier reto que se te ponga por delante.
– Nathan Manzaneque
Secreto 5 – Protege tu Descanso
El Club de las 5 de la mañana te sirve hasta que tu cuerpo no te lo permita. Biológicamente no estamos preparados para largos períodos restando horas de sueño necesarias. Diga lo que diga nuestro amigo Elon Musk y el famoso club.
A partir de los cuarenta y en adelante, nuestro cuerpo no genera ni gestiona igual la energía. (Hablo por experiencia). Si tratas de ser más productivo a costa de no cuidar tus horas de sueño, estás descompensando tu organismo y poniendo en riesgo tu propia salud. Y si eres veinteañero, no te flipes amigo, que la factura la pagas igual aunque sea más tarde. Y con intereses. Y bastantes problemas vienen solos en el mundo de la empresa como para ser nosotros mismos uno de ellos, ¿no te parece?
Y si no díselo a ese amigo que todos tenemos que siendo más joven que nosotros ha sufrido alguna arritmia, si no un ataque al corazón en toda regla. Un abrazo muy grande Agustín., cuídate por tus muelas. Nada vale la pena si pone en riesgo tu salud presente y futura, y tu tiempo de crecimiento y felicidad en esta tierra.
Sin salud, no hay capacidad mental, no hay creatividad, no hay innovación, no hay motivación, y no hay productividad. No hay nada menos productivo que estar atado a una cama de hospital, ¿no crees?
No dejes que la vida te enseñe esta lección por experiencia propia. Mejor aprenderla por experiencia ajena. Y hay muchos ejemplos. No quiero darte el bajón de contarte casos concretos, pero si no me haces caso, lo haré, querido lector.
Uno de los secretos de la productividad es ser plenamente consciente de que necesitamos ser efectivos en tres áreas de nuestra vida, según indica el principio RETO:
- El Área R (recuperación). Descanso y recuperación física. Horas de sueño reparador, tiempo de sanar y cuidar cuerpo y mente, tiempo de ojos cerrados y baños perfumados.
- El Área E (emocional). Una vida personal rica y equilibrada que incluye ocio, aficiones, contribución a alguna causa mayor que nosotros mismos, y amor en todas sus expresiones.
- El Área T (trabajo). Tiempo de trabajo satisfaciente. Bien porque nos satisface lo que hacemos y nos sentimos conectados a ello, o porque nos sentimos bien por desempeñar bien nuestra profesión.
- El Área O (obligación). Obligarse a cuidar las tres áreas anteriores. No permitimos que nada ni nadie ponga en peligro nuestro equilibrio para ser efectivos en estas áreas de nuestra vida. Está en juego nuestra felicidad, ni más ni menos.
Por eso aplicamos la Regla del 8-8-8 a estas áreas del principio RETO:
- Área R = 8 horas
- Área E = 8 horas
- Área T = 8 horas
- Área O = Siempre que estamos despiertos cuidamos de las otras tres áreas
Y ahora comparto la Quinta Ley para mejorar la Productividad.
Ley Número 5 de la Productividad:
– Nathan Manzaneque
Si trabajas cuando deberías descansar o vivir, lo pagas con tu salud.
Si descansas cuando deberías trabajar o vivir, lo pagas con tus emociones.
Si vives cuando deberías descansar o trabajar, lo pagas con tus resultados.
Espero de todo corazón que alguno de estos cinco secretos, sea o no una novedad para ti, te sirva para mejorar tu productividad como profesional y como persona, y te ayude a mantener un alto grado de motivación. A menudo, quizá compartas conmigo, no se trata de aprender algo nuevo todo el tiempo, si no de ser capaz de aplicarlo a nuestra vida a un grado de excelencia, para elevar nuestros resultados y la satisfacción y felicidad que eso nos reporta.
Bonus Extra
La Ley Número 6 de la Productividad: La ley de los Pequeños Cambios
Cada pequeño esfuerzo, cada pequeña decisión llevada a cabo, por ínfimos que parezcan, tienen el poder de cambiar tu universo.
Nathan Manzaneque
Cuando somos capaces de auto-regular nuestro nivel de motivación, conseguimos no solamente liderarnos a nosotros mismos, si no que además nos convertimos en un faro de luz que contribuye a que los demás a nuestro alrededor también se sientan motivados.
Nuestra capacidad para evitar los ladrones de motivación y enseñar a otros a sentirse motivados nos ayuda a crear equipos de alto rendimiento que contribuyen a un mejor clima en la empresa y a conseguir nuestros objetivos sintiéndonos mejor con nosotros mismos y con los demás.
¿Te apetece compartir conmigo tus secretos para aumentar la productividad en tu empresa? ¿Quieres que te ayude a ti o a tu equipo?
